HRMEasy

Outlook e-mail arkivering

HRMEasy e-mail arkivering giver dig mulighed for at arkivere e-mails, direkte fra Outlook til HRMEasy.

HRMEasy e-mail arkivering er et utroligt brugervenligt værktøj til arkivering og sikring af e-mails med person relaterede- og/eller følsomme data.

Mange har haft for vane at anvende mailsystemet, f.eks. Outlook, til opbevaring af data og oplysninger, herunder også persondata, men med indførelsen af GDPR, er det vigtigere end nogensinde, at sikre compliance i.f.m. behandling og opbevaring af personoplysninger.

Det er ikke optimalt at opbevare persondata i mailbokse og mapper, da man ifølge GDPR, dels skal kunne dokumentere hvad data skal bruges til, og dels er man forpligtet til at slette/anonymisere oplysninger man ikke længere har behov for at behandle/opbevare.

Nem og hurtig sikring af data

Det er nemt og hurtigt med HRMEasy, du vælger blot de e-mails der skal arkiveres, trykker på en knap i Outlook og vælger hvilke medarbejdere de skal arkiveres under. Overførte e-mails placeres automatisk i HRMEasy’s sikkerheds hierarki, så kun autoriserede og relevante medarbejdere får adgang til data.

I Outlook kategoriseres de arkiverede e-mails, så du nemt kan se og/eller slette data herfra, der kan også sættes en regel op, så arkiverede e-mails automatisk slettes.

HRMEasy journalisering

I HRMEasy journaliseres de overførte e-mails automatisk, både i hver medarbejders journal, og i dokumentarkivet.

I HRMEasy’s dokumentarkiv kan du nemt søge og finde data, der sorteres efter medarbejder, afdeling, type, periode mv. og med HRMEasy’s fritekstsøge funktion, kan du hurtigt og nemt søge efter ord og fraser i de arkiverede e-mails.

HRMEasy kan desuden automatisk slette data i.h.t. GDPR.